6 pasos para lograr un mantenimiento sin papel

Muchos departamentos de mantenimiento han tirado las antiguas órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo en papel a la papelera de reciclaje y han entrado en la nueva y brillante herramienta de mantenimiento actual, el CMMS. Aunque la mayoría de las empresas e instalaciones preferirían un sistema de mantenimiento sin papeles, puede parecer una tarea muy abrumadora de emprender, y muchas empresas temen que la pérdida de registros sea demasiado probable para arriesgarse a pasar de un sistema tradicional de pedidos de trámites a un sistema sin papeles, como por ejemplo. como CMMS.

En realidad, los problemas más frecuentes al pasar a un sistema de mantenimiento sin papel ya se han identificado y, en la mayoría de los casos, ya existen soluciones documentadas para los errores, problemas y errores comunes. Lo más probable es que, si ocurre algo durante el proceso de transferencia de datos, no se trate de un nuevo problema técnico, y es muy probable que exista una solución rápida para llevar sus datos a donde deben estar sin más problemas.

Los beneficios de pasar a un sistema de mantenimiento sin papel son abundantes, y si sigue un plan de acción claro y conciso, debería ser una transición casi perfecta que sea beneficiosa para toda su instalación, no solo para el departamento de mantenimiento. Un ejemplo de tal plan de acción es:

Establezca los objetivos de las instalaciones y los KPI en términos claros

Sin metas que alcanzar, puede resultar fácil conformarse con el status quo actual como máxima eficiencia. Sin embargo, al establecer y cumplir objetivos, puede ver rápidamente tendencias en los datos que, de otro modo, podrían haber pasado desapercibidas. Los indicadores clave de rendimiento, o KPI, pueden proporcionar información valiosa sobre los incidentes y éxitos de producción, reparación y mantenimiento preventivo a medida que ocurren en sus instalaciones.

Encuentre su administrador y desarrolle sus tareas y objetivos

En organizaciones con sistemas de mantenimiento sin papel de gran éxito, normalmente encontrará que tienen un administrador de CMMS dedicado. Este es un individuo que tiene la tarea de ser el gurú residente en el software CMMS y generalmente está a cargo de construir y mantener los bloques de información que forman el marco del sistema.

Al tener toda la información actualizada, agregada o eliminada por una persona, evita archivos de datos basura como entradas duplicadas o inactivas. Al mantener los archivos de datos de CMMS limpios, precisos y actualizados, también se asegura de que sus informes no estén sesgados y de que su información financiera concuerde con el sistema de contabilidad utilizado por su empresa. Esto también puede ayudar en asuntos como el sistema de pago de facturas de igualación de 3 puntos y otros procesos de contabilidad internos.

Enumere las 10 tareas principales que debe realizar

Todos queremos hacer todo hoy. Es lo que nos hace tan buenos en nuestro trabajo y nos hace tan preparados para la próxima tarea. Sin embargo, en realidad, la jornada laboral solo tiene un número limitado de horas, por lo que es importante establecer prioridades. Mientras se prepara para desenrollar su sistema de mantenimiento sin papel, planifique lograr 10 objetivos principales con la ayuda del uso del CMMS y trabaje para completar y revisar esos 10 objetivos antes de establecer los próximos 10 objetivos para su instalación. No tenga miedo de construir su lista de objetivos en pequeños pasos, para que no sea abrumador, sino que sea, en cambio, una herramienta para mejorar sus instalaciones.

Revise y edite los procesos de sus instalaciones existentes

No todos los procesos que una empresa tiene implementados son efectivos o actuales, esa es la verdad del asunto. Antes de dejar de utilizar papel, aproveche esta oportunidad para revisar los procesos de instalación existentes y los métodos de finalización, eliminar los métodos antiguos y actualizar cada proceso al proceso actual y activo. Su instalación está en constante evolución y crecimiento, y es importante recordar que los procesos para completar el trabajo crecen y cambian junto con él.

Escanear documentos y archivar todos los archivos en papel

Cuando se cambie a un sistema de mantenimiento sin papel, recuerde eliminar físicamente los archivos en papel. Aunque hay muchas razones para esto, encabezar la lista es el hecho de que dejar de usar papel no tiene sentido si deja copias en papel viejas y desactualizadas de los procedimientos y órdenes de trabajo flotando para mantener a todos confundidos. Escanee todos los documentos que no están actualmente en la unidad de la empresa y luego archívelos con el resto de sus archivos en papel. Los únicos documentos de mantenimiento disponibles para cualquier persona deben estar ubicados en el propio CMMS.

Capacitar al personal utilizando un formato de entrada de sistema universal

Al utilizar un formato de entrada universal para todas las entradas en el CMMS, se asegura de que los datos enumerados allí puedan ser interpretados por cualquiera que los vea. Por ejemplo, si todos los operadores de equipos pesados ​​registran su tiempo como ID de operador, ID de equipo, Ubicación del equipo, permite que todos comprendan la ubicación exacta de la información específica en cada entrada, porque cada entrada está escrita en el mismo formato exacto. . Esto no solo ahorra tiempo en la edición y generación de informes, sino que también garantiza que solo se registre información limpia y detallada en su CMMS.

Biografía del autor: Por Talmage Wagstaff, cofundador y director ejecutivo de REDLIST. Criado en un entorno de construcción, Talmage ha estado involucrado en equipos pesados ​​desde que era un niño. Posee títulos y amplia experiencia en ingeniería civil, mecánica e industrial. Talmage trabajó durante varios años como ingeniero de campo con ExxonMobil dando servicio a muchas de las instalaciones de producción industrial más grandes del país.