Cómo hacer crecer su pequeña empresa con automatización

Una empresa es una combinación de docenas de tareas y deberes más pequeños. Para administrar un negocio exitoso, es necesario hacer bien la mayoría de las cosas para poder crecer.

Dada la gran cantidad de responsabilidades que conlleva administrar un negocio, esto puede representar un desafío para algunos. A pesar de que la automatización ha alterado significativamente la forma en que operan las empresas en la actualidad, todavía hay docenas de emprendedores que prefieren administrar sus negocios a la antigua.

En lugar de aprovechar el poder de la tecnología y la automatización, preferirían emitir facturas manuales, o incluso si emplean una computadora, tendrían que ingresar cada detalle manualmente. En lugar de imprimir montones de páginas y revisarlas para obtener información, ¿por qué no utilizar el poder de la automatización empresarial y ahorrar tiempo y recursos valiosos?

Aunque hay muchas cosas que se pueden simplificar con la automatización, nos centraremos en los diversos aspectos de la gestión de una empresa que pueden beneficiarse de la automatización. También nos centraremos en soluciones que, una vez implementadas, pueden ayudar a optimizar incluso los procesos comerciales más complejos.

¿Cuáles son los beneficios de la automatización?

La automatización puede reducir el tiempo necesario para completar los procesos y, al mismo tiempo, aumentar la productividad y la eficiencia. Aquí hay una lista de cosas en las que la automatización nos ayuda.

• Reduce la intervención manual y disminuye las posibilidades de error humano

• Contribuye a importantes ahorros de costes

• La publicidad programática puede ser más económica que los procesos publicitarios tradicionales

• Libera energía mental para que el propietario de la empresa pueda concentrarse en su negocio

• Optimiza las finanzas, lo que lo ayuda a preparar facturas fácilmente y a obtener información y datos útiles con unos pocos clics.

• Simplifica el cálculo y los pagos de impuestos

• Reduce el trabajo manual ya que los procesos automatizados se pueden ejecutar con una computadora o incluso un teléfono móvil

• Facilita considerablemente la gestión de las transacciones bancarias y las consultas

• Facilita el pago de proveedores y el cobro de facturas

Cómo beneficiarse de la automatización

Control de inventario

Una empresa puede mantener un inventario de materias primas, productos terminados y suministros de oficina de forma digital. Cada vez que se genera una factura, la materia prima relevante y los productos terminados se restan del stock pendiente.

Incluso puede configurar alertas para que le notifiquen una vez que cierto material caiga por debajo de un umbral mínimo. Esto asegura que su stock esté siempre bien mantenido y que la producción pueda continuar sin interrupciones sorpresivas.

Perspectivas de datos

Es posible que haya oído hablar del término “Big Data” en los últimos años. En esencia, Big Data es una forma de recopilar información a lo largo del tiempo y usarla para extraer información valiosa que puede ayudar tanto a ahorrar costos como a mejorar la estrategia comercial. Esto ayuda a los dueños de negocios a tomar decisiones bien informadas.

Por ejemplo, considere una persona que fabrica un producto y lo vende en diferentes estados y ciudades. El análisis de datos puede ayudar a determinar información útil como:

• Lugares donde el producto tiene más demanda

• Lugares con las cifras de ventas más bajas

• Crecimiento de las ventas en una nueva región a lo largo del tiempo.

Estas tendencias se pueden combinar con la investigación en línea sobre la competencia y pueden ayudar a establecer una estrategia de crecimiento hacia la expansión de las operaciones comerciales en nuevas regiones basadas en datos prácticos.

¿Cómo despliega big data una pequeña empresa? Y lo que es más importante, ¿cómo se automatiza?

Herramientas como Appy Pie Connect y Zapier le permiten conectar sus hojas de cálculo, bandejas de entrada de correo electrónico y aplicaciones de contabilidad a herramientas de big data como Google BigQuery que pueden ejecutar sus consultas y enviar resultados.

Si no tiene los recursos adecuados en su equipo para ejecutar algo como esto, considere contratar a un científico de datos independiente para que haga el trabajo por usted.

Reclutamiento y contratación

Cuando su negocio comience a ganar terreno, deberá contratar a más personas para mantenerse al día con la demanda. Gestionar la contratación puede ser una tarea tediosa, especialmente cuando el director de contratación recibe docenas de solicitudes en línea para cada puesto.

Un rastreador de currículums (como ATS) puede ayudar a filtrar candidatos utilizando habilidades, palabras clave o calificaciones específicas del trabajo. Esto ayuda al reclutador a dedicar menos tiempo a la selección de candidatos, lo que puede utilizarse para entrevistas más detalladas y establecer procesos de contratación estandarizados.

La automatización de la contratación es, de hecho, uno de los procesos de automatización más comúnmente implementados entre las pequeñas empresas y se utiliza para filtrar candidatos calificados de un grupo de currículums, realizar verificaciones de antecedentes, programar entrevistas, comunicar rechazos, etc.

Mercados en línea

Las tiendas físicas están limitadas por la cantidad de inventario que pueden exhibir en sus tiendas. Sin embargo, esta limitación se puede superar a través del poder de los mercados en línea. Los dueños de negocios pueden exhibir sus productos a través de un sitio web de comercio electrónico existente, como Amazon, o establecer su propio sitio web para vender productos en línea.

A diferencia de las tiendas físicas, las tiendas en línea ofrecen un margen para mucha automatización. Puede integrar sus sistemas backend con su proveedor para que se le notifique automáticamente cuando las existencias se agoten. También puede automatizar la comunicación con los clientes sobre el estado de su entrega.

Hay aplicaciones en Shopify y otras plataformas de comercio electrónico populares que lo ayudan a automatizar gran parte de la administración de su negocio para que solo tenga que concentrarse en hacer crecer su negocio.

Aprovechando el poder de las redes sociales

Las redes sociales generalmente se consideran una forma de mantenerse conectado con amigos y familiares, además de proporcionar una fuente constante de entretenimiento. Sin embargo, si se usan correctamente, las redes sociales pueden equipar a los propietarios de negocios con la capacidad de aumentar su alcance, apuntar a datos demográficos específicos y, como resultado, generar nuevos clientes potenciales y clientes a su negocio.

Hay varias formas en las que se pueden emplear las redes sociales para automatizar el marketing empresarial. Invierta en una herramienta de administración de redes sociales que le permita programar publicaciones con anticipación y monitorear alertas en tiempo real para que no tenga que hacer todo esto manualmente.

De esta manera, puede saber cuándo alguno de sus clientes publica un mensaje sobre su negocio y puede ponerse en contacto con ellos a tiempo para resolver problemas, si los hubiera.

Mejoras en los procesos comerciales

Se sabe que la mayoría de las empresas existentes siguen un procedimiento establecido en lo que respecta a las operaciones diarias. Sin embargo, la falta de adaptación a los cambiantes paisajes del mercado puede conducir a una disminución del potencial de crecimiento.

Por ejemplo: una estrategia de automatización bien pensada puede garantizar la máxima productividad durante las horas de trabajo. Esto se hace mediante la programación de tareas y la gestión de la fuerza laboral, lo que garantiza que las horas facturables de cada empleado se aprovechen al máximo, lo que conduce a resultados significativamente mejores.

A medida que más empresas se mueven en línea, los usuarios tardíos se encuentran en una desventaja significativa. Sus capacidades están limitadas por su fuerza laboral colectiva y su alcance físico en los mercados. La automatización cambia las reglas del juego para las pequeñas empresas de todo el mundo.