5 mejores prácticas de gestión de gastos para un 2023 más inteligente

La buena gestión del efectivo es siempre una preocupación primordial para los propietarios de empresas. Si no puede controlar el flujo de dinero que entra y sale de su empresa, tendrá dificultades para crecer y mantenerse rentable.

Y después de un año difícil en el que las empresas de todo el mundo tuvieron que apretarse el cinturón y concentrarse en el efectivo, ahora es el momento perfecto para revisar el proceso de gastos.

Este artículo presenta cinco áreas en las que prácticamente todas las empresas pueden mejorar.

1. Elabore una política de gastos clara

La buena gestión del gasto comienza con expectativas claras. si toda la empresa conoce las reglas, ya está bien encaminado para manejar los gastos fácilmente.

Pero los empleados no pueden seguir las reglas si las reglas no son claras. Aquí es donde resulta útil una política de gastos de la empresa bien elaborada.

Tu política debe ser:

• Corto y dulce. No debería ser un documento legal exhaustivo. ¡Escríbalo como si la mayoría de la gente no lo lea ni lo recuerde!
• Fácil de navegar. Ayude a los empleados a pasar a la sección que necesitan. Sus equipos están ocupados y probablemente tengan preguntas o desafíos muy específicos.
• Centrado en las cinco W: Quién qué cuando donde por qué. Asegúrese de que los empleados sepan exactamente qué información se requiere.
• Procesable. Muestre a los empleados lo que significa cumplir. Las explicaciones son buenas, pero las plantillas para completar en blanco son las mejores.

Es posible que escribir políticas no sea su idea de un buen momento. Pero ser proactivo le ahorra una montaña de preguntas y problemas en el futuro, por lo que vale la pena el esfuerzo.

2. Actualice la tarjeta de la empresa

Las tarjetas de empresa compartidas son un problema común para las empresas en crecimiento. Tiene diferentes equipos “pidiendo prestado” tarjetas para software nuevo o compras únicas, y puede perder rápidamente la noción de quién está gastando qué.

Y a pesar de su nombre, la mayoría de las tarjetas corporativas no están diseñadas para empresas en absoluto. Son básicamente las mismas que su tarjeta de crédito personal, que nunca compartiría con nadie. Entonces, ¿por qué las empresas deberían ser diferentes?

Hay mejores opciones disponibles hoy en día, incluso si la mayoría de los bancos no se han puesto al día. Esto es lo que debe buscar:

• Explore las tarjetas virtuales para gastar en línea. Usted crea una por compra, por lo que no tiene que compartir detalles importantes de la tarjeta de la empresa en cientos de sitios web.
• También mira en tarjetas de gastos de empleados. Estos le dan a cada miembro del equipo su propia tarjeta física, pero con límites establecidos. Para que pueda ver quién compró qué y por qué, pero siempre tiene el control general.
• Apunte a informes de tarjetas de crédito en tiempo real. No debería tener que esperar hasta fin de mes para ver cuánto se gastó. Encuentre opciones que le permitan hacer esto a medida que se producen gastos.

Como se indicó anteriormente, hay opciones mucho mejores que las tarjetas bancarias clásicas. Empiece a pensar en lo que usted quieren, no solo lo que ofrecen.

3. Esté atento a los pagos de suscripción

Las herramientas de software como servicio (SaaS) se han convertido en una parte vital de la pila empresarial moderna. Pero a pesar de ser fáciles de usar y rápidos de configurar, no siempre son fáciles de administrar para los equipos de finanzas.

Muchas empresas simplemente realizan el primer pago con tarjeta de crédito y luego se olvidan por completo. Los pagos siguen saliendo de la tarjeta, pero nadie los supervisa y no hay un rastro de papel claro.

Algunas claves para una mejor gestión de las suscripciones:

• Crea un sistema de seguimiento para monitorear los pagos recurrentes. Si no lo estaba antes, vigile de cerca cuándo vencen los pagos y las renovaciones.
• Para automatizar esto, utilizar software de gestión de suscripciones o tarjetas de empresa inteligentes. (Las tarjetas virtuales son perfectas)
• Mantenga abierta la comunicación entre los equipos de finanzas y TI o los jefes de departamento. Asegúrese de que sepan qué pagos son responsables y que también son responsables de cancelar los anteriores.

Cuanto más importantes sean las herramientas SaaS para su negocio, más comenzarán a afectar sus gastos. Por lo tanto, vale la pena adelantarse a estos temprano.

4. Aléjese de los procesos de papel

Estos incluyen informes de gastos y recibos en papel físico. Hoy en día, ambos se pueden digitalizar fácil y legalmente, por lo que ya no hay razón para depender de los registros en papel.

Lamentablemente, demasiados equipos de finanzas todavía tienen que lidiar con la tediosa administración de verificar e ingresar manualmente estos datos.

Su mejor opción es una aplicación y un software de gestión de gastos móviles que eliminan el papel desde el principio. ¿Por qué molestarse en transferir registros en papel a digitales, cuando puede ser digital por defecto?

Esto tiene varias ventajas:

• Datos financieros en tiempo real, ya que no está esperando a que se llenen los formularios en papel.
• Menos errores, ya que gran parte del proceso de presentación está automatizado.
• Una experiencia más sencilla para los empleados, quienes (seamos sinceros) no siempre son buenos para seguir las reglas financieras.

El hecho de que ciertos procesos financieros tengan una sensación tradicional, como siempre se ha hecho, no significa que estén listos para una actualización.

5. Automatizar la contabilidad y la conciliación

La digitalización va de la mano con la automatización. Y aquí es donde se gana el valor real. Una vez que los documentos están en el sistema, puede usar flujos de trabajo simples para reemplazar lo que normalmente sería lento y manual.

La principal de ellas son las complicadas tareas de contabilidad que son esenciales para el cumplimiento, pero que no siempre se sienten como contribuyentes importantes al crecimiento.

La contabilidad automatizada le ofrece:

• Reconciliación instantánea, en tiempo real. Las herramientas buscan errores y duplicados en miles de registros en un abrir y cerrar de ojos.
• Mejor preparación para auditorías. Debido a que está buscando errores y documentos faltantes en tiempo real, ¡casi siempre está listo para la auditoría!
• Grandes ahorros de tiempo para los equipos de contabilidad, ya que estas son las actividades que pueden llevar horas o días a mano.
• Registros más precisos, ya que está evitando la entrada de datos desde el principio.

También puede integrar herramientas de contabilidad con sus otros procesos. Mantenga registros limpios en su software de gestión de gastos, por ejemplo, y serán buenos en todos los ámbitos.

Conclusión

2021 promete traer muchas sorpresas inesperadas, giros y vueltas. Es posible que no sepamos exactamente lo que les espera a las empresas, al menos durante la primera mitad del año.

Lo que lo convierte en el momento perfecto para garantizar que su gestión de gastos supere las expectativas. Cuanto mejor pueda monitorear y administrar el flujo de caja, y evitar errores costosos, más preparado estará para cualquier sorpresa que podamos tener en la tienda.

Y la buena noticia es que realizar mejoras es bastante sencillo. Simplemente busque las herramientas que lo ayuden y deje de depender de sistemas que ya no funcionan. Simple como eso.

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Autor:

David Hansen, Desarrollo del mercado de EE. UU., Spendesk

David Hansen ayuda a las empresas en crecimiento a crear procesos de gasto más eficientes y efectivos, y a alejarse de las molestias tradicionales de gastar en el trabajo.